Formulario: Definición, tipos y características

¿Que es un formulario? Los formularios son documentos de formato tipo plantilla, la gran  mayoría de estos formularios cuentan con espacios libres, en blanco, con la finalidad de que la persona que lo va a utilizar  tenga el espacio disponible para contestar las preguntas que le son formuladas.

La presentación de estos formularios durante mucho tiempo fue física, es decir  en papel, pero actualmente, con el uso de la tecnología también pueden presentarse de forma digital. El objetivo principal de los formularios tanto en su forma física como en digital, es obtener toda la información requerida acerca de una persona, ya sean datos personales o datos clínicos y mantener esa información  organizada para su uso ulterior

Los formularios son empleados en múltiples áreas, cada uno con su diseño especifico, así tenemos formularios para el área  académica(inscripciones, becas) ,  área de la salud (historias clínicas), área administrativa, para postulaciones( laborales, educativas, becas),constancia(constancia medica de enfermedad, o de consulta médica),electrónicos(suscripción a páginas web, encuestas online)

Tipos de formularios

Se conocen varios tipos de formularios que se clasifican de acuerdo diferentes modalidades.

De acuerdo a la forma o diseño los formularios pueden ser:

  • Formulario automático, este tipo de formulario electrónico, se crea sin una orden expresa del  usuario, es el caso de los formularios en Excel.
  • Formulario de columna simple: En este tipo de formularios, toda la información se presenta en una sola columna
  • Formulario Estándar, conocido también como tabuladores, ya que este tipo de formularios presenta un formato propio de una tabla, compuesto de filas y columnas formando celdas o casillas. Estos textos  son diseñados de acuerdo a la necesidad de  quien lo utilizará.

El ejemplo más conocido de estos formularios estándar o tabulador, es la hoja de cálculo de Excel

  • Formulario de Gráficos, este tipo de diseños permite la utilización de gráficos, para la realización de estos se utilizan filas y columnas, identificadas como X y Y respectivamente. Es básico que antes de la realización del grafico exista un informe con los datos  necesarios para crear la tabla.
  • Formulario principal, o subformulario. Este formulario admite la aparición de nuevas tablas y columnas sin necesidad de abrir un nuevo formulario.

Según el fondo, los formularios se clasifican en:

  • Formulario de hojas sueltas, este tipo de formularios son los más conocidos desde hace mucho tiempo. En este tipo de formulario, las respuestas a las preguntas se van anotando en estos formatos  que se presentan en hojas sueltas. Estos formularios son usados en las entrevistas de trabajo
  • Formulario de solicitud de empleo. Este tipo de formularios son los que los aspirantes a un empleo contestan  con sus datos personales, sus habilidades, actitudes  y experiencias laborales previas.
  • Formulario de servicios médicos; los formularios de este tipo por lo general son pre impresos  por la institución médica que los requiera. En ellos el paciente debe contestar a las preguntas relacionadas con sintomatología  presentada, patología familiar, además de todo lo concerniente a sus datos personales  y médicos.
  • Formularios  Web, originalmente, este tipo de formularios son los que se utilizan para registrarse en las páginas web, pero en la actualidad son compartidos por diferentes empresas  digitales.

Según su formato:

  • Formato horizontal, los formularios que presentan este tipo de formato organizan las secuencias de manera horizontal, de izquierda a derecha.
  • Formato vertical, como su nombre lo indica, en estos formularios la secuencia de las operaciones  allí plasmadas conservan  una posición vertical, de arriba abajo.
  • Formato panorámico, estos formularios presentan toda la información que poseen en un solo frente. Combina la presentación de líneas horizontales y verticales. Son formularios de fácil comprensión.

Según las necesidades de las personas:

  • Formularios breves, son  documentos que  se utilizan para brindar una información corta, como sería el caso de un ticket de estacionamiento, una entrada a un cine
  • Formularios eventuales, se  utilizan solo en casos puntuales, como en cierto tipo de encuestas, o en algunas investigaciones.
  • Formularios pilotos,  son formularios de prueba. Se utilizan cuando se quiere poner en circulación un nuevo modelo.
  • Formularios permanentes, son los formularios pilotos que han pasado un ciclo de prueba.

Para ser utilizados en empresas:

  1. Formularios pre-impresos, son impresos de manera masiva en alguna compañía gráfica. Entre estos formularios encontramos:
  • Formularios de hoja suelta, ya antes mencionados, pueden ser impresos en maquinas rotativas y en máquinas tipográficas. Este tipo de formulario es utilizado en los casos en que se requiere que sean contestados a mano o en máquina de escribir.
  • Formularios de hoja continua. Son impresos solo en maquinas rotativas. Los cheques, las facturas, comprobantes de pago, son ejemplos de este tipo de formulario.
  • Sobres. Estos entran dentro de la categoría de formularios, pues  se utilizan para  llevar información determinada  como correspondencia. Ejemplos de este modelo son: sobres de manila, de tamaño carta, de tamaño oficio, extraoficio, etc.
  • Tarjetas. El uso que le será dado a la tarjeta va directamente relacionado con su  tipo de gramaje (peso).Las tarjetas de entrada y salida, tarjetas de presentación, etc.

2. Formularios electrónicos. Este tipo de formularios se emplea solo en las computadoras, y se llenan a través de ese mismo medio. Si se comete algún error al momento de su llenado, es fácil corregirlo.

Características de los formularios

  • Los formularios deben presentar un espacio suficiente para colocar la información necesaria.
  • Deben incluir  el nombre, emblema o logotipo de la empresa,  institución u organización que requiere la información.
  • El estilo de redacción para requerir  datos debe ser comprensible para el usuario con el fin de minimizar errores.
  • Generalmente siguen un esquema determinado de codificación.
  • La información puede ser organizada de una manera gráfica determinada.
  • El diseño del formulario debe ser adecuado para el uso de cada uno.
  • Cada formulario está elaborado para seguir un trámite específico.
  • Los datos reunidos mediante los formularios deben quedar protegidos bajo alguna ley especial para evitar de alguna manera el uso indebido de los mismos.

Además, algunos formularios tienen pocas preguntas, por lo que se pueden realizar en una sola hoja, estos son los formularios simples En caso de presentar más de una hoja, los formularios  son compuestos.